Efektivní projektové řízení je pro moderní firmu zásadní. Nestačí jen „někam psát úkoly“. Dobrý nástroj pro projektový management pomáhá plánovat práci, hlídat termíny, rozdělovat odpovědnosti, sledovat vytížení týmu a dávat vedení přehled o tom, co se ve firmě skutečně děje.
Jenže vybrat správný software pro projektové řízení není jednoduché. Na trhu existují desítky nástrojů: Jira, YouTrack, Asana, Trello, Basecamp, monday.com, Plane a mnoho dalších. Každý z nich řeší trochu jiný typ práce a hodí se pro jiný typ týmu.
V tomto článku najdete srovnání oblíbených aplikací pro řízení projektů, jejich hlavní výhody, limity a doporučení, kdy který nástroj zvolit. Zaměříme se také na to, kdy vám bude stačit hotový SaaS nástroj, kdy se vyplatí integrace na míru a kdy už dává smysl uvažovat o vlastním softwaru.
Jak vybrat aplikaci pro projektové řízení
Neexistuje jedna nejlepší aplikace pro projektové řízení. Jiný nástroj bude vyhovovat vývojářskému týmu, jiný marketingovému oddělení, obchodnímu týmu nebo firmě, která potřebuje propojit projektové řízení s CRM, účetnictvím, helpdeskem nebo interním informačním systémem.
Při výběru proto neřešte jen cenu licence. Zaměřte se hlavně na to, jak váš tým skutečně pracuje.
Před výběrem nástroje si odpovězte na několik otázek:
- Potřebujete jednoduché řízení úkolů, nebo komplexní projektový management?
- Pracujete agilně ve Scrumu nebo Kanbanu?
- Potřebujete evidenci času, rozpočtů a vytížení lidí?
- Má se nástroj propojit s CRM, účetnictvím, e-shopem, helpdeskem nebo interním systémem?
- Budou v aplikaci pracovat i klienti, externisté nebo dodavatelé?
- Jak důležitá je pro vás bezpečnost, oprávnění a kontrola nad daty?
- Dokáže tým nástroj reálně používat, nebo bude příliš složitý?
- Umí nástroj poskytovat reporty, které potřebuje vedení?
Dobrý software pro řízení projektů má práci zjednodušit. Pokud kvůli němu tým tráví víc času administrativou než samotnou prací, je něco špatně.
Jira: Projektový nástroj č. 1
Jira od společnosti Atlassian vznikla už v roce 2002 a dnes představuje jedničku na trhu mezi nástroji pro projektové řízení. Je to robustní systém, umí všechno a propojí se s čímkoliv.
Výhody
- Agilní řízení: Jira je ideální pro metodiky Scrum a Kanban. Nabízí pokročilou správu backlogu a plánování sprintů.
- Integrace: Skvěle se propojuje s nástroji jako Trello, Confluence nebo Bitbucket. Nepřeberné množství pluginů je dostupné také na Jira Marketplace.
- Flexibilita: Umožňuje vytvářet složitá workflow na míru.
- Detailní přehled: Jira nabízí variabilní přehledy a reporty projektů.
Nevýhody
Hned na první pohled může Jira uživatele odradit poměrně komplikovaným používáním. Její komplexnost a téměř až přehlcenost funkcemi může být někdy na škodu. Zásadním faktorem zejména pro menší týmy je také vyšší cena.
YouTrack: Jira pro startupy
Relativní novinka od společnosti JetBrains, která dokáže statečně zastoupit Jiru. Zejména pro malé týmy a startupy může být YouTrack skvělou volbou pro svou jednoduchost a přívětivou automatizaci.
Výhody
- Zdarma pro malé týmy: YouTrack je zdarma až pro 10 uživatelů s plnou funkcionalitou.
- Správa času: Snadná evidence stráveného času na úkolech umožňuje maximální přehled o projektu a vytížení týmu.
- Integrace: Vývojáři ocení synochronizaci s aplikacemi jako je GitHub, GitLab a Bitbucket.
- Flexibilita: YouTrack podporuje metodiky jako je Scrum, Kanban i Scrumban. Workflow si uživatel přizpůsobí na míru svému týmu.
- Reporty: Snadné vytváření reportů na míru v tabulkových formátech.
- Uživatelská přívětivost: Jednodušší nastavení a automatizace, která uživatele nezahltí nadbytečnými funkcemi.
Nevýhody
Oproti Jira Software nenabízí YouTrack tak širokou škálu integrací, takže nebude ani zdaleka tak dobře propojovat velké a rozvětvené organizace.
Asana: Barevná přehlednost
Zatímco vývojáři milují Jiru nebo YouTrack, marketingové a obchodní týmy často preferují Asanu. Její intuitivní rozhraní z ní činí skvělý nástroj pro optimalizaci pracovních postupů v netechnických týmech.
- Výhoda: Nabízí různé pohledy na projekt (seznam, kalendář, časová osa) a má velmi přívětivé UI.
- Nevýhoda: Ve free verzi je značně omezená, takže za pokročilejší funkce si připlatíte.
Trello: Jednoduchost nade vše
Ideální volba pro firmy, které preferují jednoduchý a rychlý přístup. Trello proslavilo systém nástěnek a karet, které se snadno přizpůsobí potřebám konkrétního uživatele.
- Kdy zvolit Trello: Pro menší projekty, redakční plány nebo týmy, které nepotřebují složité reporty a závislosti mezi úkoly.
Další zajímavé alternativy
Výběr aplikací pro řízení projektů je bohatý. Zde jsou další hráči, kteří rozhodně stojí za zmínku:
Basecamp
Tato platforma si získala své příznivce díky svému minimalistickému a jednoduchému designu, ve kterém se snadno orientuje. Nevýhodou může být absence bezplatné zkušební verze.
Monday
Přizpůsobitelné nástěnky v Monday umožňují snadno nastavit pracovní postupy a přehledně organizovat a stanovovat priority. Odradit uživatele může snad jedině vyšší cenová kategorie.
Plane
Moderní open-source řešení, které se profiluje jako odlehčená alternativa k Jiře. Nabízí jednoduchou organizaci rozvrhů a evidenci pracovní doby za příznivou cenu.
Cena není jen licence
Při výběru softwaru pro projektové řízení se často porovnává hlavně měsíční cena za uživatele. To je ale jen část celkových nákladů.
Do reálných nákladů patří také:
- čas potřebný na nastavení,
- migrace dat ze starých nástrojů,
- školení týmu,
- správa oprávnění,
- tvorba šablon a workflow,
- integrace s dalšími systémy,
- údržba automatizací,
- interní podpora uživatelů,
- čas ztracený neefektivní administrativou.
Levnější nástroj tak může být ve výsledku dražší, pokud vyžaduje hodně ruční práce. Naopak robustnější aplikace se může vyplatit, pokud dobře automatizuje opakující se úkoly, hlídá termíny, generuje reporty a propojí se s ostatními nástroji ve firmě.
SaaS, integrace na míru nebo vlastní software?
Většina firem si vystačí s „krabicovým“ řešením (SaaS), jako je právě třeba Jira, YouTrack nebo Asana. Jsou nasazené hned, mají spoustu funkcí a dostupných integrací. Existují však situace, kdy se hotový software stává spíše brzdou než pomocníkem.
Kdy dává smysl uvažovat o vývoji vlastního systému pro řízení projektů?
- Specifické procesy: Pokud je fungování vaší firmy postaveno na unikátním pracovním postupu, který nejde naroubovat na krabicové řešení.
- Jednoduchost: Pokud chcete jen ty funkce, které skutečně potřebujete, a aby byl software čistý a intuitivní.
- Složité integrace: Pokud potřebujete, aby systém komunikoval s dalšími softwary na míru ve vaší firmě.
- Bezpečnost: Pokud je cloudové řešení třetí strany nepřijatelné a potřebujete mít 100% kontrolu nad tím, kdo má přístup k vašim datům.
V mnoha případech není nutný vlastní software, ale stačí pouze správně nastavit workflow a doplnit integraci na míru, která aplikaci propojí s tím, co už ve firmě používáte.
Může jít například o propojení projektového nástroje s CRM, účetnictvím, e-shopem, helpdeskem, interním informačním systémem, reportingem nebo automatizací schvalování. Díky tomu se data nemusí ručně přepisovat, tým pracuje v prostředí, které zná, a vedení získá lepší přehled o projektech, termínech i vytížení lidí.
Integrace na míru přitom nemusí znamenat drahý vývoj od nuly. V mnoha případech jde o menší a dobře ohraničený zásah, který dokáže stávající aplikaci výrazně lépe přizpůsobit konkrétním potřebám firmy.
Pokud už nějaký nástroj pro projektové řízení používáte, ale narážíte na jeho limity, ozvěte se nám. Pomůžeme vám s nastavením workflow, integrací na míru, automatizací procesů, nebo i s vývojem vlastního systému.
